Integritetspolicy

Så hanterar vi personuppgifter

På stadsdelsportalen Hammarby Sjöstad värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också vilka rättigheter du har och hur du kan använda dem.

Integritetspolicyn och rutinerna som beskrivs här följer dataskyddsförordningen (GDPR). Mer information om förordningen finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Vi tycker att det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn. Vår förhoppning är att du ska känna dig trygg med vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i en dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (exempelvis IP-nummer) är personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?

Personuppgiftsansvarig kallas den som bestämmer varför och hur personuppgifter ska behandlas. En personuppgiftsansvarig kan till exempel vara en kommun, myndighet, organisation eller ett företag.
Lokaltidningen Hammarby Sjöstad, tidningsföretaget Villa Aktuellt ansvarar för de personuppgifter vi lagrar. Organisationsnummer: 556494-4261. Adress: Sjöfartsgatan 14. 120 62 Stockholm.

Om du har frågor om dina personuppgifter eller önskar utöva dina nedan angivna rättigheter kan du kontakta oss via redktionen@hammarbysjostad.se.

Om förändringar i integritetspolicyn

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av policyn finns alltid på stadsdelsportalens webbplats hammarbysjostad.se.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och i vilket syfte?

När du blir medlem i nätverket Företagare i Sjöstaden.

För att administrera ditt medlemskap och hantera medlemsärenden och nyhetsbrev lagrar vi vissa av dina personuppgifter i vårt medlemsregister.

De personuppgifter vi lagrar är:

• Namn
• Kontaktuppgifter (e-post och telefonnummer).
• Faktureringsadress (vid fakturering till företag/organisation lagras även organisationsnummer, om kund är registrerad i utlandet lagras även VAT-nr).
• Användarnamn och lösenord.
• Inställningar i din profil.
• Din kommunikation med oss.
• Uppgift om dina bokningar.

Eventuell sammanfattning om dig som du fyllt i, befattning, organisationstyp, samt eventuell information om dina sociala kanaler. De behandlingar som utförs är:

• Registrering och identifiering för att hantera inloggning.
• Insamling av e-postadresser för att skicka ut nyhetsbrev, samt ge dig information om kompetensutveckling och andra tjänster kring medlemskapet.

Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att hantera medlemsärenden. Detta så kallade berättigade intresse tillsammans med det ingångna avtalet utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. Vi har gjort bedömningen att detta berättigade intresse i dessa fall väger tyngre än skyddet för din personliga integritet.

Uppgifterna sparas i 36 månader efter avslutat medlemskap. Vi behöver behålla dina uppgifter en tid ifall du kommer tillbaka som medlem samt för att kunna se historik i våra system.

När du anmäler dig till ett event.

När du anmäler dig till en aktivitet som vi anordnar måste vi kunna hantera din bokning och eventuell betalning. Vi registrerar din bokning i vårt system, och registrerar vid behov faktureringsuppgifterna i vårt bokföringssystem. Vi behöver din e-postadress för att du ska kunna få bokningsbekräftelser samt övrig information kring bokningen.
Insamlingen av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden när du bokar en aktivitet eller går på ett event som vi administrerar.

De personuppgifter vi lagrar är:

• Namn.
• Kontaktuppgifter (till exempel adress, fakturaadress, e-post och telefonnummer).
• Fakturerings- och betalningsinformation, om tillämpbart.
• Annan information som du själv anger, om tillämpbart.

Bokningsuppgifterna sparas i 24 månader. I fakturasystemet sparas de enligt bokföringslagen. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för vi ska kunna hantera dina bokningar. Detta så kallade berättigade intresse tillsammans med det ingångna avtalet utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. Vi har gjort bedömningen att detta berättigade intresse i dessa fall väger tyngre än skyddet för din personliga integritet.

När du deltar i våra event.

I den anmälan du fyller i för aktiviteten eller eventet informerar vi om att vi ibland tar bilder eller filmar på våra event. Om du inte vill vara med på bilder eller filmer kontaktar du oss innan eventet och meddelar detta. Du behöver också meddela fotografen på eventet om du inte vill medverka på bilder/filmer och därmed bli identifierad.

Rättslig grund för användningen av bilderna/filmerna är vårt berättigade intresse av att informera om vår verksamhet eller avtal genom att du undertecknar ett medverkanavtal om att vi använder bilden/filmen. Vid berättigat intresse lagrar vi personuppgifterna i 36 månader. Vid medverkanavtal lagras uppgifterna så länge avtalet gäller.

Om vi publicerar bilderna i våra sociala mediekanaler innebär detta i sådana fall en överföring av personuppgifter till tredjeland, USA. Se mer om vad detta innebär under rubriken Var behandlar vi dina personuppgifter? I det fall vi vill publicera personuppgifter på sociala medier kommer vi inhämta ditt samtycke till detta på förhand.

Om du upptäcker att du finns med på tidigare tagna bilder/filmer som publicerats på vår hemsida eller sociala medier, har du rätt att få dessa borttagna. Kontakta oss i så fall så ordnar vi det.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

De uppgifter vi har om dig är enbart de du själv lämnat till oss eller som vi samlat in från dig utifrån dina registreringar. Vi hämtar inga uppgifter om dig från tredje part.

När du skickar e-post till oss hanterar vi innehållet enligt vår e-postpolicy. Policyn säger att:

• Om vi tar emot e-post med personuppgifter som ska sparas för vi över dem till lämpligt system och raderar sedan meddelandet.
• Om meddelandet innehåller känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om hälsa, religiös åskådning eller politiska åsikter, tas det omedelbart bort och inget av det sparas.
• Om du kontaktar oss spontant via e-post och du inte redan finns i vårt register, frågar vi dig om du samtycker till att vi sparar dina uppgifter.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

I de fall det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med företag och föreningar som på ett eller annat sätt är underleverantörer till oss. Dessa underleverantörer kallas för personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar information för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

• IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar). Till dessa överförs IP-adresser, mejladresser, kontaktuppgifter samt fakturerings- och betalningsinformation.
• Företag som tillhandahåller betallösningar. Till dessa överförs fakturerings-och betalningsinformation.
• Aktiviteter och event: företag och föreningar i Hammarby Sjöstad. Till dessa överförs dina kontaktuppgifter.

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det för de ändamål vi har angivit. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden där de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav som gäller internationell överföring av personuppgifter.
Vi förmedlar inte dina personuppgifter till tredje part.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom Sverige. Går inte det, väljer vi lösningar inom EU.
Om du vill få en kopia av de skyddsåtgärder som har vidtagits eller information om var dessa har gjorts tillgängliga är du välkommen att kontakta oss.

Om du interagerar med oss i sociala medier innebär det att en överföring av dina personuppgifter, till exempel din bild och ditt namn, kommer att ske till tredjeland utanför EU/EES-området, mer specifikt till USA. Detta sker automatiskt när du är aktiv på sociala medieplattformar och är därmed ingenting stadsdelsportalen Hammarby Sjöstad kan påverka. Överföringen sker i enlighet med gällande integritetsskyddslagstiftning inklusive GDPR.

I det tredje landet gäller dock inte GDPR, vilket kan innebära en ökad risk i integritetshänseende avseende bland annat möjligheten för myndigheter i tredje land att få tillgång till dina personuppgifter och för dina möjligheter att utöva kontroll över personuppgifterna. Överföringen är nödvändig för att du ska kunna kontakta oss i sociala medier. Överföringen mellan oss och sociala medietjänsterna baseras på standardavtalsklausuler och kompletteras med tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive rubrik ovan.
Vad har du för rättigheter som registrerad?
Om du önskar utöva dina rättigheter nedan kan du kontakta oss på redaktionen@hammarbysjostad.se.

Information om dina rättigheter finns även på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätt till tillgång (registerutdrag)

Du har rätt att kostnadsfritt få en kopia av vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Informationen lämnas ut till dig i form av ett registerutdrag med beskrivning av ändamål, kategorier av personuppgifter, lagringsperioder och information om varifrån informationen har samlats in. När du begär att få tillgång till dina personuppgifter kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

Rätt att återkalla samtycke

Om du lämnat ditt samtycke till oss för behandling av dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på ovan kontaktuppgifter.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas utan onödigt dröjsmål ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering

Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig ifall:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
• Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
• Du invänder mot att dina personuppgifter används för vår egen direktmarknadsföring.
• Behandlingen av personuppgifterna har skett på ett olagligt sätt.
• Du drar tillbaka ditt samtycke.

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning och innebär att vissa uppgifter kan lagras tills dess att vi inte är skyldiga att lagra dem längre.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. En begränsning kan göras av flera anledningar.

• Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi arbetar med att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta.
• Om du bestrider att vi raderar dina uppgifter. Det kan till exempel bero på att du behöver uppgifterna vi har om dig för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. I dessa fall kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss.
• Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som rättslig grund för ett ändamål. Då kan du begära begränsad behandling under den tid vi arbetar med att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Du har alltid rätt att tacka nej till direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. En invändning kan göras utifrån två grunder:

• Intresseavvägning: I de fall vi använder en intresseavvägning som rättslig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
• Direktmarknadsföring: Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Invändningen omfattar även de analyser av personuppgifter (så kallad profilering) som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder, till exempel via post, e-post och sms.
  Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet och upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format i syfte att använda dina personuppgifter på annat håll, till exempel i en annan medlemsorganisation. Denna rättighet gäller endast i det fall stadsdelsportalen Hammarby Sjöstad eller, om du är medlem, nätverket Företagare i Sjöstaden behandlar personuppgifterna med stöd av ditt samtycke eller för att uppfylla ett avtal. En annan förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat. Denna möjlighet bedöms i fall till fall.

Rätt att klaga

Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att behandlingen av personuppgifter som avser dig strider mot Dataskyddslagregler. För mer information och kontaktuppgifter till IMY, vänligen se www.imy.se.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till dina personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Vad innebär det att Integritetsmyndigheten är tillsynsmyndighet?
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till IMY.

Om en personuppgiftsincident uppkommer är vi skyldiga att anmäla det till IMY. En incident är en händelse som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av dina personuppgifter.
Det kan också vara fråga om en personuppgiftsincident ifall händelsen leder till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de behandlade personuppgifterna. Incidenten ska anmälas till IMY inom 72 timmar från det den upptäcktes.